Fax ในยุคนี้ ใครยังใช้จริงบ้าง
ทุกวันนี้ถ้าจะส่งเอกสาร ส่วนใหญ่ก็ถ่ายรูปผ่าน LINE หรือแนบ PDF ทาง email ไปแล้ว แต่มีธุรกิจบางกลุ่มที่ยังวางสายโทรศัพท์ไว้ข้างเครื่องปริ้นและใช้มันจริงๆ อยู่ — ไม่ใช่เพราะเคยชิน แต่เพราะกฎหมายหรือระบบของคู่ค้าบังคับ
ธุรกิจที่ยังต้องใช้ Fax จริงๆ
ธุรกิจที่ยังพึ่ง Fax อยู่ส่วนใหญ่อยู่ในกลุ่มที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือระบบราชการเข้ามาเกี่ยวข้อง ไม่ใช่เพราะเลือกเอง แต่เพราะปลายทางยังรับแบบนั้น
กลุ่มที่ยังใช้ Fax เป็นประจำ ได้แก่:
- โรงพยาบาลและคลินิก — ส่งใบสั่งยา ผลแล็บ หรือเอกสารส่งตัวผู้ป่วยระหว่างสถานพยาบาล โดยเฉพาะในระบบที่ยังไม่ได้ digital เต็มรูปแบบ
- สำนักงานกฎหมาย — รับส่งเอกสารกับศาลหรือหน่วยงานราชการบางแห่งที่ยังระบุ Fax เป็นช่องทางทางการ
- สถาบันการเงินและประกันบางราย — ใช้ยืนยันเอกสารกับสาขาหรือบริษัทคู่ค้าที่มีระบบเก่า
- หน่วยงานราชการ — บางกรม กอง ยังรับเรื่องผ่าน Fax เป็นช่องทางหลักอยู่
ถ้าธุรกิจของคุณอยู่ในกลุ่มนี้ ฟังก์ชัน Fax ใน printer all in one มีเหตุผลที่จ่ายเพิ่ม แต่ถ้าไม่ใช่ ก็ไม่มีเหตุผลอะไรเลย
SME และบ้านทั่วไปที่จ่ายเพิ่มเพื่อ Fax แต่ไม่เคยใช้
ร้านค้า SME ทั่วไป ร้านอาหาร สตูดิโอ หรือคนทำงานที่บ้าน — ส่วนใหญ่สื่อสารผ่าน LINE, email, Google Drive ไปหมดแล้ว การส่งเอกสารผ่าน Fax แทบไม่ได้เกิดขึ้นในชีวิตประจำวันเลย
แต่ตอนซื้อเครื่อง เห็นว่า "มี Fax ด้วย" ก็รู้สึกว่าได้ของครบ ทั้งที่จริงๆ แล้วฟังก์ชันนั้นทำให้ราคาเครื่องสูงขึ้นโดยไม่ได้ใช้งาน บางรุ่นต่างกันหลักพันบาทระหว่างรุ่นมี Fax กับไม่มี และเงินก้อนนั้นน่าจะไปซื้อหมึกได้อีกหลายรอบ
ถ้าไม่ได้อยู่ในกลุ่มธุรกิจที่ระบุไว้ข้างต้น ให้ตัด Fax ออกจากเงื่อนไขการเลือกซื้อได้เลย แล้วโฟกัสที่ฟังก์ชันที่ใช้จริงแทน
ฟังก์ชันที่ใช้จริงทุกวันใน printer all in one คืออะไร
เมื่อตัด Fax ออกไปแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่คือฟังก์ชันหลักที่ทำให้ printer all in one คุ้มค่าจริงๆ ในการทำงานประจำวัน ซึ่งแต่ละอย่างมีรายละเอียดที่ต้องดูให้ดีก่อนตัดสินใจ
Print, Scan, Copy — สามอย่างที่ต้องดูให้ดีก่อนซื้อ
สามฟังก์ชันนี้ดูเหมือนพื้นฐาน แต่ความแตกต่างระหว่างรุ่นมีผลต่อการทำงานจริงมาก โดยเฉพาะถ้าใช้ในสำนักงานที่มีคนหลายคน
จุดที่ต้องเช็กก่อนซื้อ:
- ความเร็วพิมพ์ (ppm — pages per minute) ถ้าพิมพ์วันละหลายสิบหน้า ความเร็วต่างกันสองเท่าคือเวลาที่เสียไปจริงๆ
- ความละเอียดสแกน — งานเอกสารทั่วไป 600 dpi พอ แต่ถ้าสแกนภาพหรือเอกสารที่ต้องการคมชัดสูง ให้ดูรุ่นที่ทำได้ 1200 dpi ขึ้นไป
- ADF (Automatic Document Feeder) — ถ้าต้องสแกนเอกสารหลายหน้าบ่อยๆ การมี ADF ช่วยได้มากกว่าที่คิด ไม่ต้องวางทีละแผ่น
- Duplex printing — พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ ประหยัดกระดาษได้ครึ่งหนึ่งในระยะยาว
รุ่นที่ไม่มี ADF มักราคาถูกกว่า แต่ถ้างานสแกนเยอะ เวลาที่เสียไปวางเอกสารทีละแผ่นนั้นคือต้นทุนที่ซ่อนอยู่
ต้นทุนหมึกต่อหน้า — ตัวเลขที่สำคัญกว่าราคาเครื่อง
ราคาเครื่องเป็นตัวเลขที่เห็นชัดตอนซื้อ แต่ต้นทุนหมึกต่อหน้าคือตัวเลขที่กินเงินจริงในระยะยาว เครื่องราคา 1,670 บาท ที่ใช้หมึก cartridge อาจแพงกว่าเครื่องราคา 5,000-6,000 บาท ที่ใช้ระบบ ink tank ถ้าคำนวณค่าหมึกตลอดสองถึงสามปี
ระบบ ink tank (หรือ EcoTank, MegaTank, InkBenefit ตามแต่ละแบรนด์) เติมหมึกเป็นขวด ต้นทุนต่อหน้าต่ำกว่า cartridge แบบเดิมอย่างเห็นได้ชัด เหมาะกับคนที่พิมพ์สม่ำเสมอทุกเดือน ส่วน cartridge เหมาะกับคนที่พิมพ์น้อยมากและไม่อยากลงทุนเครื่องแพง แต่ถ้าพิมพ์บ่อย ค่าหมึก cartridge สะสมได้เร็วกว่าที่คิด
Epson EcoTank L3250 เป็นอิงค์แท็งก์ที่ลดต้นทุนหมึกต่อหน้าอย่างมาก — ตรงกับจุดเน้นของบทความว่าต้องเช็กต้นทุนระยะยาวก่อนราคาเครื่อง มี WiFi และ ADF ตามที่บทความแนะนำสำหรับ SME
ดูสินค้าอีกเรื่องที่มองข้ามไม่ได้คือหมึกที่แห้งเมื่อไม่ได้ใช้นาน — เครื่อง ink tank บางรุ่นจัดการเรื่องนี้ได้ดีกว่า ควรอ่านรีวิวจากคนที่ใช้งานจริงก่อนตัดสินใจ
Canon PIXMA G2730 เป็นอิงค์เจ็ทแบบแท็งก์ที่มีต้นทุนหมึกต่ำ มี print/scan/copy — เหมาะสำหรับผู้ที่พิมพ์สีและต้องการประหยัดค่าหมึกในระยะยาว
ดูสินค้าWireless และ Cloud Printing — ความสะดวกที่ SME มองข้ามไม่ได้
ในออฟฟิศที่มีทีมงานสี่ถึงห้าคน การที่ทุกคนต้องเดินมาเสียบ USB ที่เครื่องปริ้นทีละคนนั้นเสียเวลากว่าที่ควร Wireless printing ผ่าน WiFi ทำให้ทุกคนสั่งพิมพ์จากโน้ตบุ๊กหรือมือถือได้โดยตรง
Cloud printing ไปอีกขั้น — สั่งพิมพ์จากนอกออฟฟิศได้เลย เช่น ส่งเอกสารให้ปริ้นก่อนเดินทางมาถึง หรือสั่งพิมพ์จากมือถือตอนอยู่ในห้องประชุม ฟังก์ชันนี้ไม่ได้หรูหรา แต่ช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้จริง
Brother DCP-T530DW เป็นอิงค์แท็งก์ที่มี WiFi duplex print/copy/scan — ครอบคลุมฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้จริง โดยไม่มีฟังก์ชัน fax ที่ไม่จำเป็น
ดูสินค้าสำหรับ SME ที่ทีมงานใช้เครื่องร่วมกัน การมี WiFi ใน เครื่องปริ้นเตอร์ SME ไม่ใช่ฟังก์ชันเสริมอีกต่อไปแล้ว — มันคือพื้นฐานที่ควรมี
อ่านเพิ่มเติม: ปริ้นเตอร์ all in one
เลเซอร์หรืออิงค์เจ็ท เลือกอะไรให้ตรงกับการใช้งาน SME และบ้าน
รู้แล้วว่าต้องการฟังก์ชันอะไร คำถามถัดมาคือเทคโนโลยีการพิมพ์แบบไหนที่เหมาะกับลักษณะงานจริงๆ เพราะคำตอบไม่เหมือนกันสำหรับทุกคน
พิมพ์เอกสารขาวดำเยอะ — เลเซอร์คุ้มกว่าในระยะยาว
ถ้างานหลักคือเอกสารข้อความ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ รายงาน และพิมพ์เป็นประจำวันละหลายสิบหน้า เครื่องเลเซอร์มีข้อได้เปรียบชัดเจน ต้นทุนต่อหน้าต่ำกว่าอิงค์เจ็ทในปริมาณสูง และพิมพ์เร็วกว่าเห็นผลจริงเมื่อต้องรอเอกสารหลายชุด
ราคาเครื่องเลเซอร์สูงกว่าในตอนแรก แต่ถ้าคำนวณต้นทุนรวมตลอดสองถึงสามปี หลายกรณีถูกกว่าอิงค์เจ็ท cartridge ที่ต้องเปลี่ยนบ่อย ประเด็นคือต้องพิมพ์ในปริมาณที่มากพอถึงจะคุ้ม ถ้าพิมพ์เดือนละสิบห้าหน้า เลเซอร์ไม่ใช่คำตอบที่ดีที่สุด
HP LaserJet MFP 137FNW เป็นเลเซอร์ที่เหมาะสำหรับพิมพ์ขาวดำจำนวนมากและต้องการความเร็ว — ตรงกับสถานการณ์ที่บทความแนะนำให้เลือกเลเซอร์เมื่อปริมาณพิมพ์เยอะ
ดูสินค้าพิมพ์ภาพสี เอกสารหลากหลาย — อิงค์เจ็ท ink tank เหมาะกว่า
สำหรับงานที่ต้องการสี ไม่ว่าจะเป็นเอกสารนำเสนอ ภาพถ่าย หรือสื่อการตลาดขนาดเล็ก อิงค์เจ็ทระบบ ink tank คือตัวเลือกที่สมเหตุสมผลที่สุด ต้นทุนหมึกต่อหน้าต่ำกว่า cartridge แบบเดิมอย่างมาก และยังพิมพ์สีได้ดีกว่าเลเซอร์ในราคาที่ใกล้เคียงกัน
ข้อควรระวังคือเครื่องอิงค์เจ็ทบางรุ่นบน marketplace โฆษณา "ต้นทุนต่ำสุด" โดยไม่ระบุว่าหมึกที่แถมมาในกล่องเป็นขนาดทดลองใช้ ไม่ใช่ขนาดเต็ม หมึกหมดเร็วกว่าที่คิด และราคาหมึกเติมต่อขวดคือตัวเลขที่ต้องเช็กก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่ราคาเครื่อง
HP Smart Tank 750 เป็นอิงค์แท็งก์ที่ออกแบบให้ต้นทุนต่อหน้าต่ำ มี duplex printing อัตโนมัติ WiFi และ scan — ครอบคลุมฟังก์ชันที่ใช้จริงทุกวันที่บทความพูดถึง
ดูสินค้าสำหรับบ้านหรือ SME ขนาดเล็กที่ปริมาณพิมพ์ไม่ได้สูงมาก อิงค์เจ็ท ink tank ให้ความยืดหยุ่นมากกว่า ทั้งเรื่องสีและต้นทุนในระยะยาว
อ่านคู่กัน: ปริ้นเตอร์เลเซอร์สี
สิ่งที่ควรเช็กจริงๆ ก่อนซื้อ printer all in one สำหรับ SME
รู้แล้วว่าต้องการอะไร เหลือแค่กรองเครื่องที่ใช่ออกจากเครื่องที่ดูดีแค่บนกล่อง สองจุดนี้คือสิ่งที่คนมักข้ามไปโดยไม่รู้ตัว
ปริมาณพิมพ์ต่อเดือนและ duty cycle ของเครื่อง
Duty cycle คือจำนวนหน้าสูงสุดที่เครื่องรับได้ต่อเดือนโดยไม่เสียหาย ตัวเลขนี้ระบุอยู่ในสเปกเครื่องทุกรุ่น แต่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยดู
เครื่องราคาประหยัดสำหรับบ้านมักมี duty cycle อยู่ที่หลักร้อยหน้าต่อเดือน ถ้าเอาไปใช้ในสำนักงานที่พิมพ์หลักพันหน้า เครื่องจะเสื่อมเร็วกว่าปกติมาก และส่วนใหญ่ปัญหาแบบนี้ไม่คุ้มค่าประกัน เพราะเกิดจากการใช้งานเกินสเปก ก่อนซื้อให้นับปริมาณพิมพ์จริงต่อเดือนก่อน แล้วเลือกเครื่องที่ duty cycle สูงกว่าตัวเลขนั้นอย่างน้อยสองเท่า
Canon PIXMA E3370 เป็นอิงค์เจ็ทขนาดกะทัดรัดที่มี WiFi print/scan/copy — เหมาะสำหรับบ้านหรือ SME ขนาดเล็กที่ไม่ต้องการฟังก์ชัน fax ที่ไม่ใช้
ดูสินค้าประกันและศูนย์บริการในพื้นที่ — ไม่ใช่แค่ราคาเครื่อง
เครื่องราคาถูกจากแบรนด์ที่ไม่มีศูนย์บริการในจังหวัดหรือในเมืองที่ใช้งาน คือความเสี่ยงที่ไม่ได้คำนวณตอนซื้อ เมื่อเครื่องมีปัญหา ต้องส่งซ่อมข้ามจังหวัด รอหลายสัปดาห์ และเสียค่าขนส่งซ้อน ซึ่งบางครั้งแพงกว่าราคาที่ประหยัดได้ตอนซื้อ
สิ่งที่ควรเช็กก่อนตัดสินใจ:
- ระยะประกัน — ส่วนใหญ่อยู่ที่หนึ่งถึงสองปี แต่ต้องดูว่าประกันออนไซต์หรือต้องส่งเครื่องเข้าศูนย์เอง
- ตำแหน่งศูนย์บริการ — เช็กจากเว็บแบรนด์โดยตรง ไม่ใช่จากคำโฆษณาของร้าน
- ช่องทางติดต่อเมื่อมีปัญหา — แบรนด์ใหญ่อย่าง Epson, Canon, HP, Brother มีสายด่วนและศูนย์บริการกระจายในหลายจังหวัด ซึ่งช่วยได้จริงเมื่อเครื่องมีปัญหากะทันหัน
ราคาเครื่องคือตัวเลขที่จ่ายครั้งเดียว แต่ประกันและศูนย์บริการคือสิ่งที่คุ้มค่าตลอดอายุการใช้งาน