ทำไมถึงเคยคิดว่า fax ตายแล้ว แต่จริงๆ ยังไม่ใช่
ความเชื่อว่า fax หมดยุคแล้วเกิดขึ้นเพราะคนส่วนใหญ่ไม่ได้ทำงานในวงการที่ยังต้องใช้มันอยู่ พอออฟฟิศตัวเองไม่ได้รับ fax มาหลายปี ก็นึกว่าทั้งโลกเลิกใช้แล้ว แต่จริงๆ ไม่ใช่แบบนั้น
วงการที่ยัง fax กันอยู่จริงในทุกวันนี้
คลินิกและโรงพยาบาลเอกชนหลายแห่งยังส่งผลตรวจและใบส่งตัวผู้ป่วยผ่าน fax อยู่ โดยเฉพาะเมื่อต้องรับส่งกับโรงพยาบาลรัฐหรือหน่วยงานประกันสุขภาพที่ระบบยังไม่ได้อัปเกรด สำนักงานกฎหมายและสำนักงานบัญชีก็ยังใช้อยู่เพราะการส่ง fax มีสถานะทางกฎหมายในบางบริบทที่อีเมลยังทำแทนไม่ได้ทั้งหมด
ธุรกิจนำเข้า-ส่งออกที่ต้องรับส่งเอกสารกับคู่ค้าต่างประเทศ โดยเฉพาะญี่ปุ่นและเกาหลีใต้ที่ระบบ fax ยังฝังอยู่ในกระบวนการทำงานระดับองค์กร ก็ยังต้องใช้อยู่จริง กลุ่มที่ยังต้อง fax อยู่มีหน้าตาชัดเจน ได้แก่
- คลินิก โรงพยาบาล และหน่วยงานประกันสุขภาพ
- สำนักงานกฎหมายและสำนักงานบัญชี
- ธุรกิจนำเข้า-ส่งออกที่มีคู่ค้าในญี่ปุ่น เกาหลีใต้ หรือยุโรป
- หน่วยงานราชการและองค์กรที่ยังใช้ระบบเก่า
ถ้าออฟฟิศของคุณไม่ได้อยู่ในกลุ่มนี้เลย เรื่อง fax ก็แทบไม่เกี่ยวกับคุณตั้งแต่ต้น
ทำไมอีเมลและ LINE ยังแทนที่ fax ได้ไม่หมด
ข้อได้เปรียบของ fax ที่ยังทำให้มันอยู่รอดมาได้จนถึงตอนนี้คือเรื่องของ หลักฐานการส่ง-รับ ที่ระบบบันทึกไว้ทั้งสองฝั่งโดยอัตโนมัติ ในกรณีพิพาทหรือการตรวจสอบทางกฎหมาย รายงาน transmission ของ fax ยังถูกยอมรับในบางกระบวนการมากกว่า screenshot อีเมลที่แก้ไขได้
อีกเรื่องคือระบบของหน่วยงานบางแห่งไม่ได้รองรับการรับไฟล์ดิจิทัลโดยตรง ไม่ใช่เพราะเขาไม่ต้องการอัปเกรด แต่เพราะต้นทุนการเปลี่ยนระบบสูงกว่าที่คิด การเดินสายโทรศัพท์ต่อเข้าเครื่องปริ้นท์ All-in-One จึงยังเป็นทางเลือกที่ถูกกว่าสำหรับพวกเขา
แต่ถ้าออฟฟิศของคุณรับส่งเอกสารกับคู่ค้าที่ใช้อีเมลและแชทเป็นหลักทั้งหมด คำถามเรื่อง fax ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคิดอีกต่อไป — ปัญหาที่แท้จริงคือคุณกำลังจะจ่ายเงินซื้อฟีเจอร์ที่ไม่เคยใช้หรือเปล่า
อ่านเพิ่มเติม: ปริ้นเตอร์เลเซอร์สี ออฟฟิศ
ฟังก์ชันที่ใช้จริงกับฟังก์ชันที่จ่ายเงินซื้อมาแล้วไม่เคยแตะ
ปริ้นเตอร์ all in one หลายรุ่นขายฟีเจอร์ครบแพ็กเกจ แต่ถ้าสังเกตพฤติกรรมออฟฟิศส่วนใหญ่จริงๆ สิ่งที่ใช้ทุกวันมีไม่กี่อย่าง และสิ่งที่จ่ายเพิ่มไปก็ฝุ่นจับอยู่นั่นแหละ
ฟังก์ชันหลักที่ออฟฟิศส่วนใหญ่ใช้จริงทุกวัน
ปริ้นท์ สแกน และถ่ายเอกสาร คือสามอย่างที่เครื่องต้องทำได้ดีก่อนทุกอย่าง ทุกเช้าที่มีสัญญาต้องปริ้นท์ก่อนประชุม หรือมีใบเสร็จที่ต้องสแกนเก็บเข้าระบบบัญชี ความเร็วและความเสถียรของสามฟังก์ชันนี้กระทบการทำงานโดยตรง
เครื่องที่ปริ้นท์ช้า หรือสแกนแล้วภาพเบี้ยวทุกครั้งที่วางกระดาษไม่ตรง ทำให้เสียเวลามากกว่าที่คิด ฟีเจอร์อื่นจะเยอะแค่ไหนก็ไม่ช่วยอะไรถ้าพื้นฐานสามอย่างนี้ยังทำไม่ดี
fax และ ADF คือฟีเจอร์ที่ควรจ่ายเพิ่มเฉพาะเมื่อต้องการจริง
ADF (Automatic Document Feeder) หรือถาดป้อนกระดาษอัตโนมัติ มีประโยชน์กว่า fax มากสำหรับออฟฟิศทั่วไป ถ้าต้องสแกนเอกสารหลายหน้าทุกวัน ADF ช่วยประหยัดเวลาได้จริง แทนที่จะต้องยกแผ่นทีละใบ
fax เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ก่อนตัดสินใจจ่ายเพิ่มเพื่อได้ฟังก์ชันนี้ ลองประเมินสักสองนาที
- ออฟฟิศเคยส่งหรือรับ fax ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมาบ้างไหม
- คู่ค้าหรือหน่วยงานที่ต้องรับส่งเอกสารด้วยมีใครขอเลขแฟกซ์บ้าง
- ถ้ามีวันที่ต้องส่ง fax จริงๆ มีทางเลือกอื่นอย่าง online fax service ทดแทนได้ไหม
ถ้าตอบว่าไม่มีทั้งหมด ก็ไม่มีเหตุผลต้องจ่ายเพิ่มเพื่อ fax
เครื่องปริ้นเตอร์ออฟฟิศที่ไม่มี fax ราคาถูกกว่า และเพียงพอสำหรับใคร
ช่วงราคาต่างกันชัดเจน เครื่อง All-in-One แบบ 3-in-1 (ปริ้นท์ สแกน ถ่ายเอกสาร) มักราคาต่ำกว่ารุ่น 4-in-1 ที่มี fax อยู่พอสมควร งบส่วนต่างนั้นเอาไปดูสเปกที่ใช้จริงได้มากกว่า เช่น ความจุถังหมึกที่ใหญ่ขึ้น หรือ ADF ที่รองรับกระดาษได้มากหน้าต่อชุด
Brother DCP-T730DW เป็น All-in-One Ink Tank ที่ไม่มี fax — เหมาะสำหรับออฟฟิศที่ตรวจสอบแล้วว่าไม่ต้องการ fax จึงประหยัดค่าเครื่อง
ดูสินค้าออฟฟิศที่ทำงานบน Google Workspace หรือ Microsoft 365 ครบ ส่งเอกสารผ่านอีเมลและแชทเป็นหลัก ไม่มีคู่ค้าที่ต้องการ fax — รุ่นไม่มี fax ก็เพียงพอและคุ้มกว่าชัดเจน
HP Smart Tank 750 AIO (Print/Scan/Copy ไม่มี fax) ที่มี Wi-Fi และพิมพ์ 2 หน้าอัตโนมัติ — ครอบคลุมฟังก์ชันที่ใช้จริงทุกวันตามที่บทความแนะนำ
ดูสินค้าใครควรซื้อรุ่นที่มี fax และใครไม่ต้องสนใจ
คำตอบไม่ได้อยู่ที่ว่าคุณชอบเทคโนโลยีเก่าหรือใหม่ แต่อยู่ที่ว่าคนที่คุณต้องส่งเอกสารให้เขายังใช้ fax อยู่หรือเปล่า
กลุ่มที่ควรเลือกเครื่องปริ้นท์ all in one ที่มี fax
ถ้าออฟฟิศของคุณอยู่ในกลุ่มต่อไปนี้ การมี fax ในเครื่องเดียวกันสะดวกกว่าการหาบริการ online fax แยกต่างหาก
- คลินิกและสถานพยาบาล ที่ต้องรับส่งใบส่งตัวหรือผลตรวจกับโรงพยาบาลรัฐ
- สำนักงานบัญชีและสำนักงานกฎหมาย ที่มีลูกค้าหรือหน่วยงานที่ยังต้องการเอกสาร fax
- ธุรกิจนำเข้า-ส่งออก ที่มีคู่ค้าในญี่ปุ่นหรือองค์กรที่ระบบยังใช้ fax เป็นมาตรฐาน
- หน่วยงานที่ต้องติดต่อราชการบ่อย และยังมีการขอเอกสารผ่านสายโทรศัพท์
สำหรับกลุ่มนี้ เครื่องที่มี fax พร้อม Wi-Fi และ ink tank ช่วยให้ไม่ต้องบริหารหลายอุปกรณ์แยกกัน
Brother MFC-T930DW เป็น 4-in-1 (Print/Scan/Copy/Fax) ที่ออกแบบสำหรับปริมาณงานหนัก — เหมาะสำหรับออฟฟิศที่ยังต้องการ fax จริงๆ
ดูสินค้าCanon PIXMA E4570 มี 4 ฟังก์ชัน (Print/Copy/Scan/Fax) พร้อม Wi-Fi — ตรงกับกรณีศึกษาของบทความว่าใครควรซื้อรุ่นที่มี fax จริงๆ
ดูสินค้ากลุ่มที่ไม่ต้องการ fax และควรโฟกัสที่สเปกอื่นแทน
ร้านค้าออนไลน์ สตาร์ทอัพ หรือออฟฟิศที่ทีมงานทั้งหมดทำงานบนคลาวด์ — กลุ่มนี้ไม่มีเหตุผลต้องจ่ายเพิ่มเพื่อ fax เลย สิ่งที่ควรดูแทนคือความเร็วปริ้นท์ที่รองรับปริมาณงานจริง ต้นทุนหมึกระยะยาว และการเชื่อมต่อไร้สายที่ทีมงานใช้ได้จากทุกอุปกรณ์
เงินส่วนต่างจากการไม่ซื้อ fax เอาไปลงกับสเปกเหล่านี้ได้ทันที และผลที่ได้กลับมาจะเห็นทุกวัน ไม่ใช่รอวันที่มีคนโทรหาเลขแฟกซ์
Epson EcoTank L3250 เป็น All-in-One ที่ไม่มี fax แต่มี Wi-Fi และต้นทุนหมึกต่ำ — ตรงกับคำแนะนำของบทความให้ดูต้นทุนการใช้งานจริง
ดูสินค้าอ่านคู่กัน: ปริ้นเตอร์ ink tank ปัญหา, ink tank หัวตัน
จุดที่ต้องดูก่อนเลือกเครื่องปริ้นเตอร์ออฟฟิศ นอกจากฟังก์ชัน fax
เรื่อง fax ตัดสินใจได้แล้ว แต่ยังมีอีกหลายจุดที่กระทบการทำงานทุกวันมากกว่า และมักถูกมองข้ามเพราะหน้ากล่องไม่ได้เน้น
ต้นทุนหมึกและค่าบำรุงรักษาระยะยาว
ราคาเครื่องที่หน้าร้านเป็นแค่ส่วนเดียวของต้นทุนทั้งหมด ออฟฟิศที่ปริ้นท์งานทุกวันจะรู้ดีว่าค่าหมึกสะสมมากกว่าราคาเครื่องได้ในเวลาไม่นาน
เครื่องแบบ ink tank ที่เติมหมึกขวดแทนการเปลี่ยน cartridge มีต้นทุนต่อหน้าต่ำกว่าชัดเจนในระยะยาว แต่ราคาเครื่องจะสูงกว่าตอนแรก เครื่อง cartridge ราคาถูกกว่าตอนซื้อ แต่ถ้าปริ้นท์บ่อย ค่า cartridge สะสมคืนทุนได้เร็ว สูตรง่ายๆ คือถ้าปริ้นท์เดือนละมากกว่า 200-300 หน้า ink tank คุ้มกว่าแน่นอน
Epson EcoTank L6370 มี ADF (Automatic Document Feeder) สำหรับสแกน/ก๊อปปี้เอกสารจำนวนมาก — ครอบคลุมฟังก์ชันที่ใช้บ่อยในออฟฟิศตามที่บทความเน้น
ดูสินค้าความเร็วปริ้นท์และ duty cycle ที่รองรับปริมาณงานจริง
Duty cycle คือจำนวนหน้าสูงสุดที่เครื่องออกแบบมาให้รองรับต่อเดือน ตัวเลขนี้สำคัญมากสำหรับออฟฟิศที่ปริ้นท์หนัก แต่มักไม่ค่อยถูกพูดถึงในโฆษณา
เครื่องที่มี duty cycle ต่ำแต่ถูกใช้งานหนักเกินสเปก จะเสื่อมเร็วกว่าปกติ และค่าซ่อมหรือเปลี่ยนเครื่องใหม่ก็กลับมาเร็วกว่าที่ควร ความเร็วปริ้นท์ในหน่วย ppm (pages per minute) ก็ต้องดูด้วย เครื่องที่ปริ้นท์ได้ 20+ ppm เหมาะกับออฟฟิศที่มีคนใช้หลายคน ถ้าเครื่องช้าและมีคิวรอ เสียเวลาสะสมทุกวัน
HP LaserJet MFP 137FNW เป็นเครื่องปริ้นเตอร์ All-in-One เลเซอร์ที่ไม่มี fax — ตัวเลือกสำหรับออฟฟิศที่ต้องการความเร็วและคุณภาพสูง
ดูสินค้าการเชื่อมต่อไร้สายและการปริ้นท์จากมือถือ
ออฟฟิศที่ทีมงานทำงานจากหลายอุปกรณ์ ทั้งโน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต และมือถือ — Wi-Fi ในเครื่องปริ้นท์ไม่ใช่ฟีเจอร์ฟุ่มเฟือยอีกต่อไป การปริ้นท์ผ่าน AirPrint สำหรับ iOS หรือ Mopria สำหรับ Android ช่วยให้ส่งงานได้โดยไม่ต้องลงไดรเวอร์บนทุกเครื่อง
บางรุ่นรองรับ cloud print ที่ส่งงานจากที่ไหนก็ได้ผ่านแอปของแบรนด์ ซึ่งมีประโยชน์มากถ้าทีมงานทำงานแบบ hybrid หรือต้องส่งงานปริ้นท์จากนอกออฟฟิศ ก่อนซื้อเช็กให้ชัดว่าเครื่องรองรับระบบปฏิบัติการที่ทีมใช้จริง ไม่ใช่แค่ดูว่ามีโลโก้ Wi-Fi บนกล่อง
Canon PIXMA E3370 AIO (Print/Scan/Copy ไม่มี fax) ราคาประหยัด Wi-Fi พร้อมหมึกแท้ — เหมาะสำหรับออฟฟิศเล็กที่ไม่ต้องการ fax
ดูสินค้า